Más de 50 por ciento de las dependencias de la administración pública federal no cuentan con un sistema de control de documentos y sólo en 62 por ciento es prioridad la organización de archivos, advirtió la Secretaría de Gobernación (SG).

En el diagnóstico para la elaboración del programa sexenal del Archivo General de la Nación (AGN) se precisa que, aunque más de la mitad de las dependencias federales cuentan con instrumentos de control archivístico básico, éstos tienen carencias metodológicas. En consecuencia, sólos unos cuantos procesos han sido validados por el AGN.

Entre las fallas del diseño y elaboración del catálogo de disposición documental se encuentran desconocimiento del tema y carencia de información, de apoyo institucional, de personal y de claridad en los lineamientos.

Esto da idea de la complejidad para avanzar en la consolidación y modernización de los archivos, ya que mientras algunos han mejorado sus capacidades, otros están lejos de alcanzar las condiciones óptimas en términos de eficiencia, se advierte en el texto.

El plan para fortalecer el AGN es amplio, como mencionó su directora, Mercedes de Vega Armijo (La Jornada, 7/I/2014), para garantizar la eficaz operación del ciclo de vida del patrimonio documental nacional y desarrollar una estrategia de protección legal para el mismo.

Los criterios de archivo de concentración liberado respecto al archivo concentrado tienen incidencia directa con la garantía de acceso a la información y a la protección de los datos personales y, en consecuencia, de la rendición de cuentas de la administración pública.

Cinco años después de que el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (Ifai) advirtió que 40 por ciento de los archivos evaluados de la administración pública nacional no cumplían con los requerimientos básicos archivísticos el AGN hizo un censo a 204 instituciones federales. El estudio se aplicó en enero de 2013.

Entre los principales resultados se encuentran: escasos mecanismos para el aseguramiento del ciclo de vida del patrimonio documental nacional; baja oferta de recursos humanos especializados (sólo un bajo número de encargados de los archivos cuenta con estudios profesionales en la materia); además, no hay infraestructura adecuada para garantizar el resguardo y la preservación de los documentos.

En este punto destaca que sólo 20 por ciento de las instancias federales cuentan con un espacio para albergar sus archivos de trámite y 126 de las instituciones que respondieron el cuestionario cuentan con lugares adecuados y/o amplios para un archivo de concentración.

Lo mismo sucede –se precisa en el diagnóstico– con los espacios destinados para el resguardo de los archivos históricos, en donde sólo 17 por ciento de las instituciones que reportan tener un archivo histórico cuentan con los espacios necesarios para resguardar los documentos.

El mismo estudio revela que la mayoría de las instancias federales no ha asignado presupuesto específico para la adquisición de software para la gestión archivística.

El programa del AGN.